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【無料】Web担当者のタスク管理に最適!おすすめツール asana

こんにちは。龍田アシカイネンです。
社内で半袖を着ている人が自分一人だと気づき、今日は長袖を着てきました。いつの間にやら長袖の季節ですね。暑がりな私はいつもタイミングがズレて困ります。

さて、今回はタスク管理ツールを使って業務効率をアップさせるツールをご紹介します。その名は「asana」。「アーサナ」「アサナ」と読みます。女の子の名前っぽいですね(笑)
今まで色々試してきましたが、このツールは無料範囲内で出来るタスクツールでは1番使いやすいツールだと思います。それでは、どのくらい使いやすいか見てみましょう。

タスク管理を効率よく行うために必要なコト

タスク管理の重要性

asana管理画面

タスク管理って、言わずもがな重要な事は誰でも知っています。しかし、頭ではわかっていてもタスク管理って難しいんです。
よく、「緊急度」と「重要度」の2軸で4分割のマトリックスで整理すると優先順位付けしやすいといいますが、分けたところでほとんど「緊急で重要」「緊急じゃないけど重要」なタスクが埋め尽くす…というのは皆さんも経験済みではないでしょうか?

もしチームやご自身のタスクを棚卸ししてみても予定通りに終わらない悩みは、タスク管理の改善で解決できるかもしれません。一見全て出したように思えても、「電話対応」「メール処理」「移動時間」など、見逃しがちな時間を省いてしまっていては終わるものも終わりません。
ツールを使う前にこれもタスク?と思うものをピックアップしておいてルールを設けて運用してみると、今まで以上に捗ると思います。

膨大に増え続けるWeb担当者の業務

業務量は特に納期や公開日が迫ると想定以上に降ってきますよね。そんな時に、今まではメモ帳やエクセル、Trello等管理ツールを使ってきた方も多くいらっしゃるかと思います。
エクセルは整理しやすいし、Trelloももちろん使いやすい良いツールなんですが、カードを1枚ずつ作ってもガントチャートのように全体像が俯瞰しづらい…と感じていたので、ToDoベースでわかりやすいツールを求めかなり試行錯誤しました。

Webディレクターという職業柄スケジュール管理に関するタスクが多いため、下記のような要件を必須として探していました。

  • 箇条書きでメモできる
  • メモした内容に開始日と終了日を入れることが出来る。
  • タスクの担当者がわかりやすく整理される。
  • ガントチャート化出来る
  • 操作感にストレスがない

こんな数多くの要件を満たしてたどり着いたのが、asanaなんです!

タスク管理からプロジェクト管理まで幅広く対応するasana

asanaとは

元々AsanaはFacebook社の開発者が作業効率を上げるために開発したそうです。
参考:【日本語で徹底解説!】Asana(アサナ)の使い方のすべて。サインアップ〜実際のタスク管理まで詳しく解説

さすがと言いますか…Facebook社の開発者は優秀ですね。こんな便利なツールを”ついで”に作ってしまうとは驚きです。2015年にリニューアルを行い、現在の形になったようです。

UIはシンプルで使いやすく、UXは軽快なテキスト入力とToDo表示とカレンダー表示に瞬時に切り替えることができて便利です。唯一言うならば日本語に対応していないので、日本語化対応すれば普及が一気に進むかもしれません。

asanaで出来るコト

asanaは、単なるタスク管理するのではなく、プロジェクト単位で管理することを目的としています。
プロジェクトから新規プロジェクトを立ち上げて、「○○商事」や「○○水産 LP制作」等名称を設定し、それぞれのプロジェクトに付随するタスクを振り分けて使用します。また、各プロジェクトを設定した後、「セクション」という見出しを作ることが出来るので、さらに細かくタスクを分けることが可能です。

タスクは担当者と期限をつけることが可能で、誰がいつまでにやるタスクかパッと見てわかります。ざっくりしたタスクを設定し、そのタスクに紐づくタスクがある場合に便利な機能が、サブタスク登録です。サブタスクはタスクに親子関係を作ることができ、さらに子のタスクにも担当者と期限を設けることができます。タグを付けて管理するとよりわかりやすくなります。

他にもいいね機能や添付機能などもあるので、チームで運用するための機能はまるっと入っていると思います。

連携機能も充実

ここまでの内容であれば、Todoistなどでも代用する事ができるかもしれませんが、asanaは連携機能が充実しています。

私が重宝しているのはガントチャートとの連携です。Instaganttというガントチャートと連携していて、こちらも無料で使用することができます。このガントチャートと連携させることで、Asanaで入力しているTodoが瞬時にガントチャートに切り替えることが出来るのです。この機能を使えば、いちいちスケジュールを作成する手間がなくなるので、非常に重宝します。

また、googleカレンダーやタイムトラッキングの「Toggle」、コスト管理の「Hatvest」など外部ツールとの連携が出来る点もおすすめできる点です。使いこなせば、Asana1つで有料ツールと同等の機能を有することも可能かもしれません。

まとめ

社内管理ツールは山のようにリリースされていますが、チーム運営されている方におすすめできる無料ツールとしてはこれ以上のものはないのではないでしょうか。asanaの使い勝手の良さもありますが、他のツールとの連携が無料ツールの中では際立って多いと感じています。

ただ、海外のツールなので英語圏のツールとの連携がメインという点が日本人には使いにくいかもしれません。あと、個人的には開始日と終了日を入力する項目と、時間を入れる項目があればよかったかなと思いますが、それはタスク内に書き込んで対応しています。いずれ修正されることを期待しています。

今回は中間管理職の方に使いやすい機能が盛り沢山のasanaを紹介させていただきました。皆さまのWeb・EC事業売上アップの助けになれば幸いです。ジーエークロッシングでは販売促進に関する企画・制作のご相談をお受けしております。お困りのことがございましたらぜひ一度お問い合わせください

参考:
プロジェクト管理ツール・Asana(アサナ)の使い方まとめ。SlackやGoogleカレンダーとも連携OK、ガントチャートも作れて便利! | THE BAKE MAGAZINE
長く使えるプロジェクト管理ツール厳選レポート2017|MOBILE FRIENDLY BLOG

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龍田アシカイネン

龍田アシカイネン

WEBディレクター。 サイト分析、UI設計、WEBアプリケーション活用が得意分野。 最新情報はくまなくチェックするミーハー男子、ECサイト運用経験あり。 常にトレンドと使いやすさを考えたサイト設計を考えています。 元柔道部 区大会銅メダリスト。 ユニ◯ロの防臭靴下を愛用、足の裏の手入れは毎日欠かさず行っている
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